De todos es sabido que la explosión informativa, el desarrollo tecnológico, la creciente capacidad de comunicación y una economía exponencial y globalizada, son las características que definen en gran medida lo que acontece en el planeta en estos últimos lustros. Para la mayoría de los analistas es así, nos encontramos inmersos en un nuevo modelo de desarrollo informacional. Como sostiene uno de nuestros gurús, Manuel Castells en: «la sociedad red, que es la sociedad en que vivimos»[1].

No se pretende abarcar todo el espectro de valoraciones posibles. Aunque, lo que está fuera de duda, es el papel relevante que el progresivo aumento de información supone[2]. Hoy uno de los grandes retos, para las empresas y entidades, está en organizar y gestionar correctamente la información. Se trata de optimizar la «recuperación de la información» y saber «gestionar el conocimiento», que constituye el capital intelectual[3] de toda organización. Pero, la gestión del conocimiento, no es algo que en sí mismo sea posible, dado que no es un objeto que emerge tal cual.

El conocimiento «es la facultad de conocer»[4]. Y conocer es, fenomenológicamente hablando, «aprehender», es decir, el acto por el cual un sujeto aprehende un objeto[5]. El conocimiento es todo lo que vamos aprendiendo, asimilando y asumiendo como propio, tras «contactar con la realidad»[6], que es siempre heterogénea, múltiple y diversa. Estar en contacto con la realidad conlleva relacionarnos con los demás, tomar conciencia de nosotros mismos – nuestro yo – y conocer el mundo. Contemplando la vida que, según Francisco Varela, constituye el hecho capital que funda toda actividad del conocimiento[7]. Para todo ello es necesaria la comunicación. Y la comunicación es «transmisión de información»[8].

Ciñéndonos al campo de la «gestión de los documentos»[9]. Es importante, hacer un inciso para tomar en consideración los distintos conceptos presentes en este contexto. Nos referimos a «datos», «documentos», «información». Para ello nada mejor que acudir al consenso técnico-científico expresado y normalizado internacionalmente por la ISO (Organización Internacional de Normalización). Y así poder explicitar la gestión documental y sus beneficios[10].

La adecuada «gestión de la información» en las organizaciones es imprescindible para materializarse estratégicamente la ansiada «gestión del conocimiento». Los cambios no se alcanzan por los meros propósitos. Todo fin requiere voluntad y medios. El deseo se presume de antemano, ahora hay que sumarle instrumental y recursos.

Es precisa una «auditoría», como operativa que no se limite a diagnosticar la situación y proponer acciones a realizar, sino que se involucre también en la implementación de las soluciones. Esta «auditoría de la información»[11] permitirá con sus resultados establecer «la transformación de la experiencia en conocimiento, y del conocimiento en experiencia»[12] y facilitar la comunicabilidad[13].

 

 

 NOTAS:

[1] Castells, Manuel. “Internet y la sociedad red” (Lección inaugural del programa de doctorado sobre la sociedad de la información y el conocimiento). UOC (Universitat Oberta de Catalunya). 2002. Disponible en web. [Consultado: 8 de septiembre de 2007].
Consultar también del mismo autor:
- (2001), La era de la información, 3 vol., Madrid, Alianza.

[2] Cattan, Michel (2005), “1. El crecimiento del volumen de datos técnicos”. En: La empresa y sus datos técnicos. Métodos para una documentación controlada, Madrid, AENOR, pp. 3-6.

[3] Merchán Gabaldón, Faustino. “La gestión del conocimiento como vector de innovación”. Calidad. Asociación Española para la Calidad. Febrero, año II, núm. 1, 2004, pp. 12-17.
Capital intelectual = capital humano + capital relacional + capital estructural: «está en las capacidades y competencias de sus directivos y de sus empleados (el capital humano). Además, se encuentra insertado en la cultura de la empresa y en su capacidad de relación con los clientes, proveedores e intermediarios que configuran su cadena de valor (es el capital relacional) y, por último, se encuentra en la infraestructura de la empresa, compuesta por los procesos de desarrollo e innovación, en su arquitectura organizativa, en los sistemas y en los procesos y procedimientos de trabajo (es el capital estructural). […] es necesario profundizar en la gestión integral de los activos intangibles y aprender a conjugar activos intangibles y gestión de la empresa. Para eso, se utiliza la Gestión del Conocimiento, para tratar de obtener rendimientos superiores mediante una estrategia, planificación y gestión adecuada del conocimiento corporativo. Si los activos intangibles se crean, se desarrollan y se multiplican y añadiremos, se optimizan, su capacidad de generación de riqueza, gracias a la actividad humana, se puede multiplicar
exponencialmente. […] La fuerza que permanece es aquélla que continuamente se está renovando. Esto se consigue mediante la habilidad para crear, transmitir y actualizar conocimientos, habilidades y capacidades y se lleva a cabo mediante una adecuada Gestión del Conocimiento, así como la aplicación del mismo a programas de Calidad Total y Mejora Continua, que pongan en marcha acciones internas y externas para captar, aflorar, aprender, transmitir, fusionar, vincular y proteger los conocimientos que sirvan para mejorar todos los productos y los procesos, actividades y sistemas críticos para satisfacer la demanda de los clientes.»
En resumen: la «gestión del conocimiento» constituye el «capital intelectual» de las empresas y aporta constante “valor y novedad” (= Innovación).

[4] Seco, Manuel; Andrés, Olimpia; Ramos, Gabino (1999), Diccionario del español actual, 2 vol., Madrid, Aguilar:
> aprehender: Captar intelectual o sensorialmente. [vol. 1, p. 396]
> conocimiento: Hecho de conocer(se) | Facultad de conocer. [vol. 1, p. 1197]

[5] Ferrater Mora, José (1979), Diccionario de Filosofía, 4 vol., Madrid, Alianza:
> conocimiento: Conocer es, pues, fenomenológicamente hablando, «aprehender», es decir, el acto por el cual un sujeto aprehende un objeto. [vol. 1, p. 598]

[6] Ferrater Mora, José (1979), op. cit.
> saber: Entendido en un sentido muy amplio, el saber es un «contacto con la realidad» con el fin de discriminarla; [vol. 4, p. 2908]

[7] Varela García, Francisco J. (2002), El fenómeno de la vida, Santiago de Chile, Dolmen. El malogrado neurobiólogo Francisco Varela (1946-2001) ha sido uno de los más brillantes científicos chilenos.

[8] Muñoz, José Javier (2004), Nuevo diccionario de Publicidad, Relaciones Públicas y Comunicación Corporativa, Montevideo, LibrosEnRed, p. 93 y 97:
> comunicación: La comunicación es el proceso mediante el cual la información se trasvasa física o sensorialmente de un ente emisor – animado o inanimado – a otro receptor. Puede también entenderse como el conjunto de factores que intervienen en la transmisión de mensajes.
> comunicación primaria o vital: Es la que usamos en nuestra vida cotidiana: De relación social, utilitaria y del ocio.

[9] gestión de los documentos:
> el área de la gestión administrativa general encargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y selección de los documentos, esto es, durante su ciclo de vida completo. CIA (Consejo Internacional de Archivos).
> área de la gestión administrativa orientada al logro de economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y conservación de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y a disponer la información de forma accesible para sostener las actividades administrativas de la misma. IRMT (International Records Management Trust): “Analysing Business Systems, 1999”.
> gestión de documentos (records management); gestión documental: Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización. sistema de gestión de documentos (records system); sistema de gestión documental: Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) (2006), “3. Términos y definiciones”. En: Norma UNE-ISO 15489-1 Gestión de documentos, Madrid, AENOR, p. 8.
> totalidad de estudios, análisis, técnicas y métodos destinados a obtener mayor eficacia y economía en la utilidad de los documentos (corrientes, semicorrientes y permanentes): López Yepes, José (ed.) (2004), Diccionario enciclopédico de Ciencias de la Documentación, 2 vol., Madrid,Síntesis [vol. 1, p. 608].

Otras definiciones:
> Dato: Elemento de información contenido en un documento. | Testimonio o expresión mínima de un hecho mensurable. López Yepes, José (ed.) (2004), op. cit., vol. 1, p. 411.
> Documento: Información registrada sin que impor¬te el soporte o las características. López Yepes, José (ed.) (2004), op. cit. vol. 1, p. 471.
> documento (document): Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. documentos (records): Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) (2006), op. cit., p. 8.
> Información: Etimológicamente la información consiste en adecuar de un determinado modo un mensaje para su transmisión a través de un determinado medio. López Yepes, José (ed.) (2004), op. cit., vol. 2, p. 59.
> información: Hechos que se comunican | Mensaje utilizado para representar un hecho o un concepto en un proceso de comunicación, con el fin de aumentar los conocimientos. AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) (1992), Norma UNE 50-113-92/1 - ISO 5127/1 Documentación e información. Vocabulario. Parte 1: Conceptos fundamentales, Madrid, AENOR, p. 151.

[10] AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) (2006), “4. Beneficios de la gestión de documentos”. En: Norma UNE-ISO 15489-1 Gestión de documentos, Madrid, AENOR, p. 9.

[11] Soy Aumatell, Cristina (2003), Auditoría de la información. Análisis de la información generada en la empresa, Barcelona, UOC, p. 35:
«Una auditoría de la información es una diagnosis del uso de la información en la organización y una metodología de gestión que todo profesional de la información debería integrar en la administración de sus unidades. La auditoría de la información evalúa la efectividad y eficiencia del sistema de información, las necesidades actuales de información, la efectividad del uso y distribución de la información y los usos y necesidades de información por área funcional o departamento. También identifica las lagunas, inconsistencias y duplicidades, recursos de información nuevos, puntos débiles y oportunidades del sistema, y comportamiento y prácticas de los usuarios/clientes con respecto a la información (formas de obtenerla y distribuirla).
Una auditoría de la información establece las necesidades de información de la organización, determina cómo dan respuesta los recursos de información a estas necesidades y establece unas pautas de mejora del recurso información. La auditoría de la información pretende averiguar los puntos siguientes:
1) La información de la organización (en soporte papel, electrónico y la que reside en las mentes de sus empleados).
2) Los recursos para hacer accesible la información a aquellos que necesitan convertirla en conocimiento.
3) Las personas implicadas en el uso de la información.
4) Las formas en que se utiliza la información con el fin de alcanzar los objetivos.
5) Las herramientas que hay que utilizar para interactuar con la información (prevé desde los índices manuales hasta los sistemas automatizados más complejos).»

[12] Gestión del conocimiento: Función que consiste en maximizar el potencial de los recursos de conocimiento de la organización para crear beneficios reales. […] La gestión del conocimiento (Knowledge Management) permite a la organización obtener información y comprensión sobre sus propias experiencias para, posteriormente, aplicarlo a la planificación de estrategias, toma de decisiones, y soluciones de problemas. Se trata, en definitiva, de transformar la experiencia en conocimiento, y el conocimiento en experiencia. López Yepes, José (ed.) (2004), op. cit., vol. 1, p. 603.

[13] Seco, Manuel; Andrés, Olimpia; Ramos, Gabino (1999), op. cit.:
> comunicabilidad: Capacidad de comunicarse con los demás. [vol. 1, p. 1156].

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